1.7.2025 alkaen kirjanpitovelvollisilla, jotka on merkitty Viron kaupparekisteriin e-laskujen vastaanottajiksi, on oikeus vaatia myyjältä e-laskua ostetusta tavarasta tai palvelusta – ei vain julkiselta vaan myös yksityiseltä sektorilta.
Mikäli myyjä ei tarjoa e-laskuja, asiasta on sovittava etukäteen ostajan kanssa. Siksi suositellaan, että sopimuksissa määritellään selkeästi laskutuksen ehdot ja muodot. Uudistus kumoaa aiemman säännön, jonka mukaan vain julkisen sektorin yksiköt voivat vaatia e-laskuja. Nyt myös julkiset toimijat voivat itse päättää, missä muodossa laskut toimitetaan.
Lisäksi e-laskujen tulee jatkossa noudattaa eurooppalaista standardia, ellei osapuolten kesken sovita muun asianmukaisen standardin käyttämisestä – esimerkiksi Viron oma e-laskustandardi voi edelleen olla mahdollinen.
Samalla kirjanpitovelvollinen voi 1.7. alkaen itse ilmoittaa e-laskujen vastaanottamisesta kaupparekisteriin. Tähän asti rekisteröinnin on hoitanut e-laskuoperaattori. Tavoitteena on edistää e-laskujen käyttöä erityisesti yksityissektorin liiketoiminnassa.
Verkkolaskun edut verrattuna pdf-laskuun
Yritysten laskutuskäytännöt kehittyvät vauhdilla, ja perinteinen pdf-lasku sähköpostissa on jäämässä historiaan. Verkkolasku on rakenteinen, sähköinen lasku, joka siirtyy järjestelmästä toiseen ilman manuaalista käsittelyä. Verkkolaskujen vastaanoton keskeiset edut:
- laskutietoja ei tarvitse syöttää käsin ohjelmaan
- automatisoitu vastaanotto ja tarkistus nopeuttavat laskujen hyväksyntää ja maksamista
- verkkolasku liikkuu suojatussa ja valvotussa laskutusverkossa