Tilinpäätös on pakollinen asiakirja jokaiselle virolaiselle yritykselle, ja se on laadittava, allekirjoitettava ja toimitettava Viron kaupparekisteriin viimeistään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Allekirjoittaminen ja vahvistaminen ovat tärkeitä vaiheita, jotka todistavat tilinpäätöksen paikkansapitävyyden ja lainmukaisuuden.
Kenen on allekirjoitettava tilinpäätös?
Tilinpäätöksen allekirjoittavat kaikki yrityksen hallituksen jäsenet. Tämä tarkoittaa, että jos yrityksellä on esimerkiksi kolme hallituksen jäsentä, kaikkien kolmen on allekirjoitettava raportti digitaalisesti. Allekirjoitukset vahvistavat, että hallitus ottaa vastuun raportissa esitettyjen tietojen oikeellisuudesta.
Miten tilinpäätös allekirjoitetaan?
Virossa on kolme yleisintä tapaa allekirjoittaa digitaalisesti:
-
ID-kortti
ID-kortti on Viron valtion myöntämä henkilöllisyystodistus, jossa on siru, joka mahdollistaa sähköisen allekirjoittamisen. Tarvitaan:-
ID-kortti ja kortinlukija
-
DigiDoc-ohjelmisto tai muu allekirjoituspalvelu asennettuna tietokoneeseen
-
PIN-koodit (PIN1 ja PIN2), jotka toimitettiin kortin mukana
-
Sama koskee myös e-asukkaan korttia (e-Residency ID-kortti), jonka avulla ulkomaalaiset kortin haltijat voivat allekirjoittaa sähköisesti ja käyttää Viron e-palveluita. E-asukkaan kortti toimii kuten tavallinen ID-kortti, mutta sillä ei voi todistaa henkilöllisyyttä fyysisesti.
-
Mobiili-ID
Mobiili-ID mahdollistaa asiakirjojen allekirjoittamisen matkapuhelimella ilman kortinlukijaa. Käyttöön tarvitaan:-
Mobiili-ID-sopimus oman operaattorin kanssa
-
Erityinen Mobiili-ID SIM-kortti
-
Allekirjoittamista varten syötetään henkilötunnus ja Mobiili-ID PIN-koodi vahvistuskoodin perusteella
-
-
Smart-ID
Smart-ID on kätevä sovellus, joka toimii älypuhelimissa ja tableteissa. Se ei vaadi korttia eikä SIM-korttia. Käyttöön:-
Ladataan Smart-ID-sovellus ja rekisteröidään käyttäjäksi (ID-kortilla, Mobiili-ID:llä tai pankkitunnuksilla)
-
Allekirjoituksessa käytetään PIN1- tai PIN2-koodia toiminnosta riippuen
-
Kaikki kolme menetelmää ovat turvallisia ja Viron viranomaisten hyväksymiä.
Voiko tilinpäätöksen allekirjoittaa käsin?
Pääsääntöisesti tilinpäätös tulee allekirjoittaa digitaalisesti, koska se mahdollistaa asiakirjojen sähköisen toimittamisen ilman papereiden käsittelyä. Sähköinen allekirjoitus on Virossa lain mukaan yhtä pätevä kuin käsin tehty allekirjoitus ja on vakiintunut sekä suositeltava tapa.
Tilinpäätöksen voi kuitenkin allekirjoittaa käsin poikkeustapauksissa, esimerkiksi:
-
Jos yrityksellä ei ole teknistä mahdollisuutta käyttää sähköistä allekirjoitusta
-
Jos hallituksen jäsen on ulkomailla eikä voi käyttää digitaalisia välineitä
Tällöin:
-
Tilinpäätös tulostetaan ja allekirjoitetaan käsin
-
Asiakirja skannataan PDF-muotoon
-
Asiakirja toimitetaan digitaalisesti Viron kaupparekisteriin e-äriregister -palvelun kautta (liittämällä skannatut tiedostot)
Huom! Käsin allekirjoitetussa tapauksessa Viron kaupparekisteri voi pyytää lisäasiakirjoja (esim. henkilöllisyyden vahvistus), ja käsittely voi kestää kauemmin. Lisäksi tällöin ei voi käyttää e-äriregister -palvelun automaattisia työnkulkuja. Digitaalinen allekirjoitus on suositeltava, koska se on nopeampi, turvallisempi ja helpompi tapa.
Tilinpäätöksen vahvistaminen osakkaiden tai osakkeenomistajien toimesta
Tilinpäätös on hallituksen allekirjoituksen jälkeen vahvistettava yhtiökokouksessa. Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka myös allekirjoitetaan digitaalisesti ja toimitetaan Viron kaupparekisteriin tilinpäätöksen yhteydessä.
Miksi on tärkeää allekirjoittaa ajoissa ja oikein?
Oikea-aikaisesti ja asianmukaisesti allekirjoitettu tilinpäätös osoittaa yrityksen luotettavuutta ja varmistaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen. Määräajan (6 kuukautta tilikauden päättymisestä) ylittämisestä Viron kaupparekisteri voi määrätä uhkasakon ja pahimmillaan poistaa yrityksen rekisteristä.