Majandusaasta aruanne on iga Eesti ettevõtte jaoks kohustuslik dokument, mis tuleb koostada, allkirjastada ja esitada Äriregistrile hiljemalt kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Aruande allkirjastamine ja kinnitamine on olulised sammud, mis kinnitavad aruande õigsust ja vastavust seadusele.
Kellel on kohustus aruanne allkirjastada?
Majandusaasta aruande peavad allkirjastama kõik ettevõtte juhatuse liikmed. See tähendab, et kui ettevõttel on näiteks kolm juhatuse liiget, peavad kõik kolm aruande digitaalselt allkirjastama. Allkirjad kinnitavad, et juhatus võtab vastutuse aruandes esitatud andmete õigsuse eest.
Kuidas allkirjastada majandusaasta aruanne?
Aruande digitaalseks allkirjastamiseks on Eestis kolm levinumat meetodit:
- ID-kaart
ID-kaart on Eesti riigi poolt väljastatud isikut tõendav dokument, mille sees on kiip, mis võimaldab anda digiallkirju. Selleks on vaja:
- ID-kaarti ja kaardilugejat
- Arvutisse paigaldatud DigiDoc tarkvara või muu allkirjastamist võimaldav teenus
- PIN-koodid (PIN1 ja PIN2), mis anti ID-kaardi saamisel
Sama kehtib ka e-residendi kaardi kohta (e-Residency ID-kaart), mille abil saavad välismaalased, kellel puudub Eesti elukoht, anda kehtivaid digiallkirju ja kasutada Eesti e-teenuseid. E-residendi kaart töötab samamoodi nagu tavaline ID-kaart, kuid sellega ei saa füüsiliselt isikut tõendada.
- Mobiil-ID
Mobiil-ID võimaldab allkirjastada dokumente mobiiltelefoni abil – kaardilugejat pole vaja. Selle kasutamiseks:
- Peab olema Mobiil-ID leping oma mobiilioperaatoriga
- Vajalik on spetsiaalne Mobiil-ID SIM-kaart
- Allkirjastamiseks sisestatakse isikukood ja kuvatava kontrollkoodi kinnituseks oma Mobiil-ID PIN-kood
- Smart-ID
Smart-ID on mugav äpp, mis töötab nutitelefonides ja tahvelarvutites. See ei vaja ei kaarti ega SIM-kaarti. Kasutamiseks:
- Tuleb paigaldada Smart-ID äpp ja registreerida kasutajaks (kas ID-kaardi, Mobiil-ID või pangatunnustega)
- Allkirjastamisel sisestatakse PIN1 või PIN2 vastavalt tegevusele
Kõik kolm meetodit on turvalised ja aktsepteeritud Eesti riigiasutuste, sealhulgas Äriregistri poolt.
Kas majandusaasta aruannet saab allkirjastada ka käsitsi?
Tavapäraselt tuleb majandusaasta aruanne allkirjastada digitaalselt, kuna see võimaldab esitada dokumendid Äriregistrile elektrooniliselt ilma paberimajanduseta. Digiallkiri on Eestis seaduslikult võrdväärne omakäelise allkirjaga ning see on standardne ja eelistatud viis.
Siiski on võimalik aruannet allkirjastada ka käsitsi, kuid ainult erandjuhtudel, näiteks:
- Kui ettevõttel puudub tehniline võimalus digiallkirjastamiseks
- Kui juhatuse liige viibib välismaal ega saa kasutada digiallkirja vahendeid
Sellisel juhul tuleb:
- Prinditud aruanne omakäeliselt allkirjastada
- Aruanne ja vajadusel ka kinnitamisprotokoll skaneerida PDF-formaadis
- Esitada digitaalselt äriregistrile e-äriregistri kaudu (lisades skaneeritud failid)
NB! Äriregister võib käsitsi allkirjastatud aruande korral paluda lisadokumente (nt kinnitus isikusamasuse kohta), ning menetlus võib võtta kauem aega. Samuti ei saa sellisel juhul kasutada e-äriregistri automaatseid töövooge.
Kokkuvõttes on soovitatav kasutada digiallkirjastamist, kuna see on kiirem, turvalisem ja lihtsam.
Aruande kinnitamine osanike või aktsionäride poolt
Kui ettevõttel on osanikud või aktsionärid, tuleb pärast juhatuse allkirjastamist aruanne kinnitada üldkoosolekul. Selle kohta koostatakse koosoleku protokoll, mis samuti digiallkirjastatakse ja esitatakse koos aruandega Äriregistrile.
Miks on oluline õigel ajal ja õigesti allkirjastada?
Õigel ajal ja korrektselt allkirjastatud majandusaasta aruanne näitab ettevõtte usaldusväärsust ning tagab seaduslike nõuete täitmise. Tähtaja (6 kuud pärast majandusaasta lõppu) ületamisel võib Äriregister määrata sunniraha ja lõpuks isegi ettevõtte registrist kustutada.